Vägen till den framgångsrika konferensen

Det här är ett gästinlägg av Daniel Engsen.
Foto: Michael Cardus/Flickr.com (CC)

Det är dags för den årliga konferensen. Uppstarten, ”kick-offen” – kärt barn har många namn. Gänget ska svetsas samman ytterligare och några nyanställda ska etableras i gruppen. Konferensanläggningen är omsorgsfullt utvald; det blir herrgårdsvistelse i lantlig miljö, avsmakningsmeny med sparsamt med dryck. Förutsättningar för härliga dagar är perfekta.

Sedan var det ju det här med aktiviteter… Vad ska du hitta på? Alla lekfulla aktiviteter känns måttligt inspirerande, du vill egentligen få ut mer av dagarna tillsammans, göra något viktigt! Du tänker helt rätt. Dina möjligheter till förändring är unika när du har tagit dina medarbetare ur sitt trygga och bekanta sammanhang, läget är perfekt för att arbeta med din grupp – på riktigt.

1. Gruppens struktur

Gruppens uppbyggnad och struktur avgör hur väl och effektivt den fungerar. Normer och värderingar är en förutsättning för att gruppen ska fungera, liksom en känsla av samhörighet, det som ofta benämns ”vi-känsla”.

Normerna reglerar alla individers beteende och utgör gränssättning för var och ens agerande. Det är inte alltid så att värderingarna är tydligt uttryckta eller ännu hellre satta på pränt, det finns mängder av informella normer som bara tas för givna. Detta sker inom gruppen förstås, för en utomstående kan de i princip vara omöjliga att ens lägga märke till många gånger.

Arbeta med normer och värderingar

Våga lyfta dessa frågor! Hur uppfattar gruppen allt som tas för givet? Hur är klimatet att komma in i som nyanställd? Tar det tid att ”lära sig” rådande strukturer eller kommer man enkelt in i allt det nya. Arbeta gruppvis, med visst förberett samtalsmaterial med stort utrymme för fria funderingar och reflektioner. Även du är ”hemmablind”. Kanske borde vissa värderingar som nu tas för givet presenteras redan vid nyanställning, för att underlätta för den som kommer ny? Kanske borde andra förkastas, eftersom ni som grupp och du som ledare inte vill stå för dem, eller känner att de ens fyller någon funktion?

2. Gruppens rollfördelning

Vårt sätt att vara och agera i en grupp styrs av de förväntningar som ställs på oss som individer, liksom av vilka uppgifter och befogenheter vi tilldelats. Liksom i familjen har vi på arbetsplatsen en roll att fylla och vid mer stressade och emotionellt laddade situationer tenderar vi att falla in i den invanda roll vi har, kanske den vi hade redan i vår ursprungsfamilj. Strategierna för konflikthantering liknar då dem som vi använde oss av i barndomen, oavsett om de fungerade väl eller inte. Den känns bekväm och invand och blir en trygghet.

Den mer ytliga, professionella roll du som anställd tilldelats i arbetsgruppen kan kännas trygg och bekväm, men likväl upplevas som obekväm och ganska tillgjord. Den kan skilja sig rejält från den mer djupa roll du känner dig bekväm i. Den roll som du ingår i samspelet med andra är också av betydelse.

Arbeta med individen ur ett grupperspektiv

Att arbeta med gruppens individer på ett djupare plan kan upplevas kontroversiellt, kanske rentav lite farligt. Allt beror på vilka mål du vill uppnå med din arbetsgrupp. Vill du ha en välfungerande grupp som presterar på hög nivå över tid så är det nödvändigt att även arbeta med individen. Att våga vara utmanande är att vinna. Utmaning leder till utveckling, vilket ger en oslagbar styrka på individ- som på gruppnivå.

Heta Stolen

Ett bra och enkelt sätt att genast komma på en djupare nivå i samtal är övningen Heta stolen. Placera en stol med övriga stolar i en halvcirkel framför. Uppgiften är att alla, i tur och ordning får sätta sig i den mer utsatta positionen. Övriga deltagares uppgift är att välja ut en god egenskap eller förmåga hos den som sitter i heta stolen att delge hela gruppen sin upplevelse. Den ”utsatta”, eller snarare ”privilegierade” personens uppgift är endast en; att tacka för sin feed-back. Inga svar, inga förklaringar – bara ett ”tack”. Det är viktigt.

När gruppen och du själv som ledare blivit lite bekväm i denna övning är det dags att utveckla den. I kombination med den positiva återkopplingen ska nu varje person ge sin medarbetare en uppgift med förändringspotential genom att lyfta något som kan förändras i någon riktning. En utmaning. Lika viktigt är det här att inte gå i försvar, det är övningen inte till för. Man tar till sig kritiken och tackar även för den.

Dessa två enkla övningar gör underverk. Vågar du som ledare arbeta med din grupp har du allt att vinna. Genom att nå ner på ett djupare plan händer det saker inom individen och det är vägen mot en enastående stark grupp. Ibland är priset att någon väljer att lämna gruppen, men då är det rätt väg för både individ och grupp. Vägen till framgång är sällan spikrak, men väl där ser du värdet i processen. En modig ledare är en stark ledare.

Artikeln är skriven av Daniel Engsen som är skribent för konferensanläggningar.se som är en resurs för alla typer av konferenser inom Sverige. Förutom att skriva för sajten ägnar Daniel mycket av sin tid åt att resa och följa trender inom sociala medier.