Tidshantering & projektledning – bli mer produktiv med planering och prioritering

Tills vi effektivt kan klona oss själva och vara på mer än ett ställe åt gången måste de flesta av oss minska vår arbetsbörda.
Förmågan att välja och utföra uppgifter och projekt i prioritetsordning är mycket önskvärt bland oss stressade själar och är mer utmanande på vissa typer av företag än andra.

För att kunna prioritera rätt tror jag att man först och främst måste ha kontroll på sina uppgifter och projekt. För att nå dit bör varje projekt ha en egen prioriteringslista.
Men först:

Snabb checklista för dig som är stressad och inte hinner läsa hela artikeln

• Missförstånd – Är du säker på att du inte gör mer än nödvändigt?
• Kollegor – Kan någon annan avlasta dig och ta hand om projektet?
• Stryk möten – Kan du ringa istället och därmed kapa restid?
• Stryk telefonsamtal – Kan du skriva koncentrerade mejl och slippa långa samtal?
• Uppdelning – Kan uppgiften delas upp och utföras av flera?
• Utförande vs stryka helt – Hur mycket är uppgiften värd i perspektiv till tiden den tar?
• Långsiktighet – Bidrar det något till din långsiktiga målsättning?
• Utvärdering – Vad orsakade bristen på tid?

Prioritera uppgifterna i projektet: Gör en lista – och minska listan

Lista alla dina uppgifter och betygsätt dem efter nedanstående frågor. Lista dem sedan igen i rätt ordning. Då kan du lättare schemalägga dem.

1. Är uppgiften något du bara tror att någon annan kräver?

Vad har orsakat stressen? Många akuta situationer kan uppstå genom missförstånd. Fastställ orsaken till den brådskande uppgiften – kanske kan den strykas helt eller skjutas upp. Tänk ett extra varv kring förebyggande åtgärder av missförstånd.
Vissa till synes påtvingande uppgifter är inte brådskande alls. Kunderna kan ställa krav som är onödiga.
Kontrollera med alla inblandade parter.

2. Är du den enda personen som kan hantera uppgiften?

Delegera uppgifter och ansvar. Ibland är det bara du kanske, men många gånger kan någon annan göra jobbet åt dig. Delegera för att frigöra ditt schema.

3. Kan möten ersättas av telefonsamtal?

Utnyttja tekniken för att vinna tid. Konferenssamtal kan innebära att du slipper resor och sparar enormt mycket tid.

4. Kan du mejla istället för att ringa?

Mejlen är på dina villkor när du har tid. Dessutom kommer du att få tid att formulera dig bättre jämfört med ett telefonsamtal. Skriv koncentrerade mejl, och skicka samma mejl till alla som berörs.

5. Kan uppgiften delas upp och utföras av flera?

Finns det delar av arbetet som kan delegeras, strykas, eller skjutas upp?

6. Vad kostar det att stryka uppgiften helt?

Det finns många jobb under dagen som faktiskt inte är värt den tiden det tar att göra. Räkna på det lite snabbt och överväg att avbryta en aktivitet om uppgiften inte är värd det.

7. Är uppgiften eller projektet en del i din långsiktiga plan?

Alla har ju mål, prioriteringar och visioner. Har varje uppgift något att bidra till ditt långsiktiga mål? Uppskatta hur mycket tid varje uppgift kommer att ta, och försök sedan föreställa sig vad du skulle göra med den tiden om uppgiften ströks. Även om det inte alltid möjligt, bör allt du gör bidra till dina mål.

8. Varför är projektet brådskande?

Lite tempo kan till viss del vara ett sunt mindset i affärsverksamheten, men stress bör definitivt ifrågasättas och utvärderas.

Andra knep för att vinna tid för projekt

Ge alla uppgifter en deadline

Ett bra trick för att prioritera och vinna tid är att ge varje uppgift en deadline.
Många sätter en starttid för projekt och aktiviteter när de planerar, utan att fastställa en deadline. Med en tydlig tidsfrist blir uppgifterna lättare att prioritera.
Prioritera medan du håller dig enligt planeringen. Då har du tid att tänka. Att börja prioritera när kaoset brutit ut är lite mer… utmanande.

Ta med avbrott/störningar i planeringen

Medan de flesta människor är bekanta med att planera arbetsuppgifter verkar det vara få människor som planerar sina avbrott. Därför tycker många personer att den typen av händelser stör dem. Du kommer alltid att bli avbruten. Ta med det i beräkningen.

Definiera och minimera olika typer av avbrott och störningar

För att ta kontroll över din tid måste du minimera avbrotten.
Notera hur du blir avbruten från ditt arbete. Gör en lista på alla slags avbrott du har upplevt under de senaste tre månaderna. Se om det är något du kan göra för att slippa en eller flera typer av avbrott.